Annexe RGPD

Version de cadrage B2B du 24/05/2026. Document à faire relire avant volume commercial important.

Objet

Cette annexe encadre le traitement des données personnelles réalisé par Nama IA pour fournir un assistant téléphonique professionnel capable de renseigner les appelants, gérer les demandes utiles et prendre, modifier ou annuler des rendez-vous dans l’agenda du client.

Rôles des parties

Le client professionnel est responsable de traitement pour les données de ses propres clients, prospects, appelants, salariés ou prestataires. Il détermine les finalités du service, les règles métier, les informations à collecter et les consignes à appliquer.

Nama IA agit comme sous-traitant pour les traitements réalisés au nom du client professionnel dans le cadre du service. Nama IA traite les données uniquement pour fournir le service demandé, assurer la sécurité, corriger les erreurs et respecter ses obligations légales.

Catégories de données traitées

Selon la configuration retenue, les données peuvent inclure : nom ou prénom, numéro de téléphone, adresse email si fournie, adresse de rendez-vous si nécessaire, prestation demandée, date et heure de rendez-vous, contraintes de disponibilité, contenu utile de l’appel, informations de calendrier et informations techniques nécessaires au fonctionnement du service.

Le client s’engage à ne pas demander la collecte de données excessives ou sans lien avec la gestion de ses appels et rendez-vous.

Personnes concernées

Les personnes concernées peuvent être les clients, prospects, appelants, salariés, collaborateurs ou prestataires du client professionnel.

Finalités

Les données sont traitées pour répondre aux appels, qualifier une demande, prendre un message, créer un rendez-vous, vérifier une disponibilité, modifier ou annuler un rendez-vous, transmettre une demande de rappel, sécuriser le service et diagnostiquer les dysfonctionnements.

Durée et suppression

Nama IA conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire au fonctionnement du service, au support, à la preuve contractuelle et aux obligations légales applicables. Lorsque les outils utilisés le permettent, les journaux techniques et transcriptions sont limités ou conservés pour une durée courte.

À la fin du contrat, le client peut demander la suppression ou la restitution des données traitées pour son compte, sauf obligation légale contraire ou données nécessaires à la défense des droits de Nama IA.

Sous-traitants ultérieurs

Nama IA peut utiliser des prestataires techniques nécessaires au service, notamment pour l’hébergement, la base de données, le paiement, la téléphonie, l’agent vocal, l’automatisation des workflows, l’intelligence artificielle et Google Calendar.

Les prestataires susceptibles d’intervenir incluent notamment Netlify, Neon, Stripe, n8n, Retell AI, OpenAI, Twilio et Google. Cette liste peut évoluer si le service change, à condition que le niveau de protection attendu reste cohérent avec cette annexe.

Sécurité

Nama IA met en place des mesures raisonnables de sécurité : accès limités aux outils, stockage côté serveur des jetons sensibles, chiffrement des jetons Google Calendar, connexions HTTPS/TLS lorsque disponibles, séparation logique des clients et limitation des données transmises aux outils selon le besoin.

Le client reste responsable de la sécurité de ses propres comptes, mots de passe, accès Google Calendar, consignes internes et équipements.

Information des appelants

Le client s’engage à informer les personnes concernées de l’utilisation d’un assistant téléphonique et, lorsque cela est pertinent, du fait que l’appel peut être transcrit uniquement pour traiter leur demande.

Assistance et droits des personnes

Si une personne exerce un droit RGPD auprès du client, Nama IA l’assiste raisonnablement lorsque la demande concerne les données traitées par le service. Toute demande peut être adressée à namaiab2b@gmail.com.

Violation de données

En cas d’incident de sécurité avéré affectant les données traitées pour le compte du client, Nama IA informe le client dans les meilleurs délais raisonnables après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles.

Acceptation

Cette annexe est acceptée par le client professionnel avant paiement, avec les conditions générales de vente et la politique de confidentialité. L’acceptation est associée à la date, à l’offre choisie et à la version des documents contractuels acceptés.